Een bedrijfsgeheugen dat je AI-assistent eerst leest: zo werkt het in vijf minuten

In juli schreven we waarom we een gedeeld geheugen bouwden voor twee mensen en een groeiend aantal AI-agents. Toen stonden er honderd-en-nog-wat pagina’s in. Nu zijn het er 172, met zo’n 1.800 bestanden aan bronnen eronder.

Vaak krijgen we de vraag hoe het eigenlijk werkt. Hier het antwoord op hoofdlijnen, en wat drie maanden gebruik ons leerde.

Het idee in één zin

Elke AI-sessie begint met een leeg hoofd. Het brein is het gedeelde geheugen dat elke sessie eerst leest, of er nu een mens of een agent aan het werk is. Zo hoeft niemand opnieuw uit te leggen wat een ander al heeft uitgezocht.

Vier lagen en een spelregelboek

1. Bronnen. Verslagen, onderzoeken, documenten en analyses, precies zoals ze binnenkwamen. Deze laag verandert nooit.
2. Het postvak. Wie iets leert dat de moeite waard is, mens of agent, laat een kort briefje achter. Een besluit, een bevinding, een correctie. Niemand schrijft rechtstreeks in de kennis zelf.
3. De kennis. Pagina’s per klant, systeem, besluit en les. Geschreven door AI op basis van de briefjes, gelezen door mensen.
4. De inhoudsopgave. Wordt automatisch opnieuw opgebouwd en is het eerste wat elke sessie leest.

Daarboven staat één bestand met de spelregels: hoe pagina’s eruitzien, wie wat mag en wanneer iets betrouwbaar is.

Eén schrijver

Als iedereen rechtstreeks in de kennis schrijft, krijg je dubbele pagina’s en tegenstrijdige versies. Daarom is er één proces dat het postvak leegt. Het voegt samen wat bij elkaar hoort, markeert waar bronnen elkaar tegenspreken en bouwt de inhoudsopgave opnieuw op. Een mens bekijkt daarna wat er veranderd is.

Dat schaalt beter dan we dachten. De grootste ronde tot nu toe verwerkte 98 briefjes in één keer. In oktober werkten we een achterstand weg in drie rondes van 21, 27 en 16 briefjes, zonder één conflict. Lichte AI-modellen lezen de briefjes vooraf en mogen niets veranderen. Een zwaarder model schrijft.

Hoe het schoon blijft

Een geheugen dat vervuilt, is erger dan geen geheugen. Vier dingen houden het schoon:

• Betrouwbaarheid per pagina. Elke pagina zegt bovenaan of de kennis hoog, midden of laag betrouwbaar is. Op een pagina met een laag niveau bouw je niet verder zonder eerst te controleren.
• Een houdbaarheidsdatum. Prijzen, planningen en toolkeuzes verouderen. Die kennis krijgt een peildatum, zodat je ziet hoe vers ze is.
• Tegenspraak blijft zichtbaar. Zeggen twee bronnen iets anders, bijvoorbeeld een startdatum in een offerte en een andere in een latere mail? Dan krijgt de pagina een duidelijke markering in plaats van een stille correctie. Een mens beslist welke klopt.
• Een vaste controleronde. Die zoekt pagina’s waar niets naartoe linkt, kapotte verwijzingen en kennis die over de datum is. In september vond die ronde 17 pagina’s die je niet kon bereiken. Na een middag werk waren het er nul.

Waar de tijdwinst zit

Eerlijk: we houden geen uren bij. Maar we zien wel waar het scheelt.

Context hoeft niet opnieuw. In een test in juli stelden we een vraag over onze eigen bedrijfscontext. Ongeveer tachtig procent van de analyse kwam uit het brein, twintig procent uit het lokale geheugen van de assistent zelf. Die tachtig procent hoefde niemand meer uit te typen.

Fouten maak je één keer. Een middag waarin een assistent drie keer dezelfde verkeerde conclusie trok over een database, is nu een pagina met de les. Een productiestoring omdat één instelling niet aanstond, is nu een vaste controle. De volgende sessie leest het voordat hij begint.

Verouderde feiten zijn gemarkeerd. Een agent bouwt niet verder op een oude prijs of een modelkeuze die we al hebben losgelaten, omdat de pagina zegt dat die vervangen is.

Besluiten zijn terug te vinden, met hun reden. Waarom we iets drie maanden geleden zo kozen, staat erbij. Dat scheelt discussies die je al eens hebt gevoerd.

Wat we in drie maanden leerden

Verzamelen is makkelijk, ordenen is het werk. We zijn gestopt met grote hoeveelheden documenten tegelijk binnenhalen. De waarde zit in de samenvatting en de verbanden, niet in de stapel.

Eén plek, niet twee. We hielden een tweede kopie van notities bij in ons takensysteem. Op 20 oktober hebben we die opgeheven. Status hoort in het takensysteem: wie doet wat en wanneer. Kennis hoort in het brein: wat weten we en waarom.

Liever niets dan ruis. Het brein zoekt bij elke vraag automatisch de relevante pagina’s erbij. Die lat ligt bewust hoog. Een gemiste zwakke treffer is goedkoper dan een verkeerde die het antwoord de verkeerde kant op stuurt. Een slimmere AI-zoekstap maakte elke eerste vraag zo’n achttien seconden trager. Eenvoudig zoeken op woorden, plus leren van missers, won.

Bewijs en werkwijze apart. Pagina’s bevatten feiten en bewijs. Hoe je iets doet, staat in een skill: een werkinstructie voor de assistent. Lees ook hoe Peter die skills zichzelf laat verbeteren.

Er is een plafond. Drie tot vier parallelle werkstromen met agents per persoon is wat we nog goed kunnen overzien. Daarboven gaat er meer mis dan je wint.

Zelf beginnen

Je hebt geen 172 pagina’s nodig om hier profijt van te hebben. Begin met één map, een kort spelregelbestand, een postvak en tien pagina’s over de dingen die je het vaakst uitlegt. Laat je assistent de inhoudsopgave lezen voordat hij begint. Verwerk het postvak één keer per week.

Na een maand merk je vanzelf welke vragen je niet meer hoeft te beantwoorden.